Was wir übernehmen
Abrechnung und Buchhaltung in der Kanzlei automatisieren
Am Monatsende sitzt jemand davor und überträgt Leistungen aus der Akte in die Abrechnung. Die Daten sind längst da, nur in einem anderen System als dem, das die Rechnung schreibt.
Was dabei untergeht, kostet doppelt: die Zeit für das Übertragen und die Positionen, die niemand mehr findet.
Der Alltag
Woran es heute hängt.
- Leistungen werden aus der Akte in die Abrechnung abgetippt.
- Auslagen fallen hinten runter, weil sie an drei Stellen notiert sind.
- Die Abrechnung passiert am Monatsende in einem Block und blockiert dann alles andere.
- Die Buchhaltung bekommt PDFs und erfasst daraus noch einmal von Hand.
- Offene Posten hält jemand in einer eigenen Liste nach.
- Welche Akte sich getragen hat, zeigt sich erst, wenn sie abgeschlossen ist.
Die Automatisierung
Was sie übernimmt.
- Schritt 1
Sammeln
Leistungen und Auslagen entstehen dort, wo gearbeitet wird, und landen am Vorgang statt in einer Notiz.
- Schritt 2
Vorbereiten
Die Positionen werden nach der Vereinbarung zusammengestellt, die für diese Akte gilt, und stehen abrechnungsfertig bereit.
- Schritt 3
Erzeugen
Aus den freigegebenen Positionen entsteht die Rechnung in dem System, das bei Ihnen die Rechnung schreibt.
- Schritt 4
Übergeben
Die Buchhaltung bekommt die Daten in der Form, die sie braucht, nicht als PDF zum Abtippen.
- Schritt 5
Nachhalten
Offene Posten laufen mit dem Vorgang. Erinnerung und Mahnlauf werden vorbereitet und von Ihnen ausgelöst.
Ihre Entscheidung
Was in der Kanzlei bleibt.
Prüfung und Freigabe
Keine Rechnung geht ohne Freigabe raus. Die Software legt vor, die Kanzlei entscheidet.
Die Höhe der Vergütung
Welche Grundlage gilt und was abgerechnet wird, legt die Kanzlei fest, nicht die Automatisierung.
Das Gespräch mit dem Mandanten
Rückfragen zu einer Rechnung beantwortet die Kanzlei. Wir liefern die Belege dafür vollständig.
Ihre Buchhaltung
Das System, in dem gebucht wird, bleibt. Wir liefern hinein, wir ersetzen es nicht.
Anschluss
Woran wir das anschließen.
Der Weg führt von der Akte in das abrechnende System und von dort in die Buchhaltung. An welcher dieser Stellen heute abgetippt wird, sehen wir uns in der Analyse an, denn dort sitzt der Gewinn.
Welche Schnittstellen Ihre Kanzleisoftware und Ihre Buchhaltung bieten, klären wir vorher. Wo es keine gibt, bauen wir den Übergang so, dass er nachvollziehbar bleibt und sich prüfen lässt.
Ist das der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet?
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Rechnet die Software selbstständig ab?
Sie bereitet Positionen vor und legt sie zur Freigabe vor. Gerechnet und freigegeben wird in der Kanzlei, und erst danach geht eine Rechnung raus.
Arbeitet das mit unserer Buchhaltung zusammen?
Das ist das Ziel: die Buchhaltung bekommt die Daten, statt sie aus PDFs zu erfassen. Welcher Weg dafür offensteht, hängt von Ihren Systemen ab und wird vorher geklärt.
Was ist mit Akten, die nach Stunden abgerechnet werden?
Die Erfassung der Zeiten ist dann Teil des Ablaufs. Sie entsteht dort, wo gearbeitet wird, und muss nicht am Monatsende rekonstruiert werden.
Sehen wir dann, was eine Akte getragen hat?
Ja, weil die Daten vollständig am Vorgang liegen. Das ist ein Nebenergebnis der Automatisierung und oft das, was danach am meisten gelesen wird.
Angrenzend
Abläufe, die danebenliegen.
Posteingang und Dokumente in der Kanzlei automatisieren
Post, Scans und elektronische Nachrichten landen in der richtigen Akte: ausgelesen, zugeordnet, zusammengefasst. Ohne neue Kanzleisoftware, die Prüfung bleibt bei Ihnen.
Fristen und Wiedervorlagen automatisieren
Fristen aus Eingängen erkennen, in der Akte vorschlagen, überwachen und rechtzeitig erinnern. Die Eintragung und die Verantwortung bleiben in der Kanzlei.
Fachleitfaden: Automatisierung in der Kanzlei
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