Was wir übernehmen
Fristen und Wiedervorlagen automatisieren
Die Frist steht im Schriftsatz. Der Kalender kennt sie erst, wenn jemand sie dort einträgt. Zwischen diesen beiden Punkten liegt die Lücke, aus der Haftungsfälle entstehen.
Automatisieren lässt sich die Routine darum herum: erkennen, vorschlagen, überwachen, erinnern, nachweisen. Die Entscheidung über die Frist bleibt, wo sie hingehört.
Der Alltag
Woran es heute hängt.
- Die Frist wird aus dem Dokument abgeschrieben, von Hand, am Bildschirm.
- Wiedervorlagen leben in einer eigenen Liste neben der Akte.
- Es gibt zwei Kalender mit zwei Ständen, und keiner ist der richtige.
- Was diese Woche eng wird, sieht man erst, wenn man drei Listen öffnet.
- Die Vorfrist fehlt, weil sie beim Eintragen vergessen wurde.
- Wer wann was eingetragen hat, lässt sich im Nachhinein nicht sauber zeigen.
Die Automatisierung
Was sie übernimmt.
- Schritt 1
Erkennen
Aus dem Eingang wird gelesen, was nach einer Frist aussieht: Datum, Art, Bezug zum Vorgang, samt der Stelle im Dokument, aus der das stammt.
- Schritt 2
Vorschlagen
Frist und Vorfrist stehen als Vorschlag an der Akte. Bestätigt werden sie von der Person, die dafür zuständig ist.
- Schritt 3
Überwachen
Der Stand liegt an einer Stelle, nicht in zwei Kalendern. Was offen ist und was eng wird, ist ohne Suchen sichtbar.
- Schritt 4
Erinnern
Erinnerungen laufen nach Ihren Regeln: rechtzeitig, an die zuständige Person, und sie bleiben bestehen, bis jemand sie erledigt.
- Schritt 5
Nachweisen
Jede Eintragung, Änderung und Erledigung steht im Protokoll, mit Person und Zeitpunkt.
Ihre Entscheidung
Was in der Kanzlei bleibt.
Die Eintragung
Ein Vorschlag wird zur Frist, wenn ein Mensch ihn bestätigt. Nicht vorher.
Die Berechnung
Welche Frist mit welchem Ereignis zu laufen beginnt, entscheidet die Kanzlei. Wir rechnen nicht gegen Ihr Berufsrecht an.
Der Kalender
Ihr Fristenkalender bleibt der führende Stand. Wir liefern hinein, wir ersetzen ihn nicht.
Die Verantwortung
Die Frist verantwortet die Kanzlei. Daran ändert eine Automatisierung nichts, und sie soll es auch nicht.
Anschluss
Woran wir das anschließen.
Die Erkennung sitzt am Eingang, also dort, wo Schriftsätze, Bescheide und Nachrichten ankommen. Wer den Posteingang bereits automatisiert hat, bekommt die Fristenerkennung als zweiten Schritt auf derselben Grundlage.
Eingetragen wird in den Kalender, den Sie führen, über die Schnittstelle Ihrer Kanzleisoftware oder über den Weg, den sie anbietet. Was sie nicht hergibt, bleibt sichtbar als offener Punkt, statt still zu verschwinden.
Ist das der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet?
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Darf eine Maschine Fristen eintragen?
Sie trägt nichts endgültig ein. Sie erkennt, schlägt vor und zeigt die Stelle im Dokument. Bestätigt wird in der Kanzlei, und erst damit ist die Frist notiert.
Was passiert, wenn eine Frist nicht erkannt wird?
Dann bleibt es bei Ihrem bisherigen Weg, denn der läuft weiter. Eine Automatisierung, die Sie dazu bringt, das Lesen einzustellen, wäre an dieser Stelle die falsche.
Ersetzt das unsere Fristenkontrolle?
Nein. Es nimmt die Handgriffe ab, die vor der Kontrolle liegen: abschreiben, übertragen, erinnern, nachhalten. Die Kontrolle selbst bleibt Aufgabe der Kanzlei.
Lässt sich im Nachhinein zeigen, wer was getan hat?
Ja. Jede Eintragung, Änderung und Erledigung steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll, auch die maschinellen Schritte.
Angrenzend
Abläufe, die danebenliegen.
Posteingang und Dokumente in der Kanzlei automatisieren
Post, Scans und elektronische Nachrichten landen in der richtigen Akte: ausgelesen, zugeordnet, zusammengefasst. Ohne neue Kanzleisoftware, die Prüfung bleibt bei Ihnen.
Mandantenanfragen und Mandatsaufnahme automatisieren
Anfragen aus Formular, E-Mail und Telefon an einer Stelle erfassen, fehlende Angaben abfragen und die Mandatsaufnahme vorbereiten. Über die Annahme entscheidet die Kanzlei.
Fachleitfaden: Automatisierung in der Kanzlei
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