Was wir übernehmen
Posteingang und Dokumente in der Kanzlei automatisieren
Jeden Morgen liegt derselbe Stapel da: Post, Scans aus dem Multifunktionsgerät, Nachrichten aus dem elektronischen Postfach, Anhänge aus E-Mails. Jemand öffnet, liest, ordnet zu, legt ab und gibt weiter.
Diese Arbeit steht auf keiner Rechnung und fällt trotzdem jeden Tag an. Sie ist der Ablauf, an dem sich Automatisierung in einer Kanzlei am schnellsten bezahlt macht.
Der Alltag
Woran es heute hängt.
- Ein Schriftsatz liegt zwei Tage im Eingang, und erst beim Lesen fällt auf, dass eine Frist läuft.
- Der Scan heißt Dokument_0012.pdf und sagt nichts über seinen Inhalt.
- Anhänge aus E-Mails liegen im Postfach, die Akte kennt sie nicht.
- Dieselbe Seite wird zweimal gescannt, weil niemand sicher weiß, ob sie schon abgelegt ist.
- Wer eine Akte übernimmt, liest den ganzen Vorgang noch einmal, weil es keine Zusammenfassung gibt.
- Die Zuordnung hängt an einer Person. Ist die im Urlaub, steht der Eingang.
Die Automatisierung
Was sie übernimmt.
- Schritt 1
Einsammeln
Scanner, Postfach, E-Mail und Formular liefern in denselben Eingang, unabhängig davon, auf welchem Weg ein Dokument hereinkommt.
- Schritt 2
Auslesen
Absender, Aktenzeichen, Datum, Betreff und Art des Dokuments werden aus dem Inhalt gelesen, auch aus Handyfotos und schiefen Scans.
- Schritt 3
Zuordnen
Das Dokument landet an der Akte, zu der es gehört. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, geht in eine kurze Prüfliste statt in die falsche Akte.
- Schritt 4
Zusammenfassen
Zu jedem Eingang stehen die Eckpunkte in zwei, drei Sätzen: worum es geht, was gefordert wird, bis wann.
- Schritt 5
Weitergeben
Zuständigkeit, Wiedervorlage und Hinweis an die richtige Person laufen nach Ihren Regeln, ohne dass jemand sie verteilt.
Ihre Entscheidung
Was in der Kanzlei bleibt.
Die fachliche Prüfung
Was maschinell ausgelesen wurde, sieht ein Mensch, bevor es Folgen hat.
Die Frist
Eine erkannte Frist ist ein Vorschlag. Eingetragen und verantwortet wird sie in der Kanzlei.
Ihre Ablage
Die Struktur Ihrer Akten bleibt, wie sie ist. Wir ordnen hinein, wir ordnen nicht um.
Der Zugriff
Zugriff nur dort, wo er vereinbart ist, und jeder Zugriff ist dokumentiert.
Anschluss
Woran wir das anschließen.
Wir setzen auf dem auf, was bei Ihnen läuft. Ob der Weg über eine Schnittstelle Ihrer Kanzleisoftware geht, über einen Import oder über die Ablage, klären wir, bevor etwas gebaut wird. Was über das besondere elektronische Anwaltspostfach hereinkommt, nehmen wir so weit auf, wie Ihre Kanzleisoftware es herausgibt.
Papier bleibt dabei ein gültiger Eingang. Der Scanner, der heute schon steht, reicht in aller Regel aus. Die Verarbeitung läuft auf europäischer Infrastruktur oder auf Ihren eigenen Servern, und was davon es wird, entscheiden Sie, bevor das erste Dokument verarbeitet wird.
Ist das der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet?
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Müssen wir dafür die Kanzleisoftware wechseln?
Nein. Wir verbinden zuerst, was bei Ihnen schon läuft. Ein Wechsel kommt nur infrage, wenn sich zeigt, dass er der bessere Weg ist, und dann übernehmen wir ihn auch.
Was passiert mit Dokumenten, die sich nicht zuordnen lassen?
Sie gehen in eine kurze Prüfliste mit dem Grund, warum die Zuordnung unsicher ist. Eine falsche Akte ist teurer als ein Dokument, das zehn Sekunden Aufmerksamkeit kostet.
Liest ein KI-Dienst unsere Mandantenakten mit?
Nein. Die Verarbeitung läuft auf europäischer Infrastruktur oder auf Ihren eigenen Servern, mit Modellen, die wir dort selbst betreiben. Welche Daten wo verarbeitet werden, steht fest, bevor wir anfangen.
Funktioniert das auch mit Papierakten?
Ja. Gescanntes Papier ist für die Verarbeitung ein Eingang wie jeder andere. Die Akte selbst muss dafür nicht vorher digitalisiert werden.
Wie fängt so etwas an?
Mit einem abgegrenzten Teil des Eingangs, fester Umfang, fester Preis. Sie beurteilen das Ergebnis im laufenden Betrieb, bevor Sie über den nächsten Schritt entscheiden.
Angrenzend
Abläufe, die danebenliegen.
Fristen und Wiedervorlagen automatisieren
Fristen aus Eingängen erkennen, in der Akte vorschlagen, überwachen und rechtzeitig erinnern. Die Eintragung und die Verantwortung bleiben in der Kanzlei.
Abrechnung und Buchhaltung in der Kanzlei automatisieren
Leistungen, Auslagen und Positionen gehen aus der Akte direkt in die Abrechnung, die Buchhaltung bekommt die Daten ohne Abtippen. Prüfung und Freigabe bleiben bei Ihnen.
Fachleitfaden: Automatisierung in der Kanzlei
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