Was wir übernehmen
Mandantenanfragen und Mandatsaufnahme automatisieren
Eine Anfrage kommt herein und bleibt liegen, weil zwei Angaben fehlen und niemand zuständig ist, sie nachzufragen. Drei Tage später fragt der Anrufer nach, und die Kanzlei fängt von vorn an.
Die Mandatsaufnahme besteht zum größten Teil aus Daten einsammeln, prüfen und übertragen. Genau dieser Teil lässt sich automatisieren, ohne dass die Kanzlei die Hand aus dem Mandat nimmt.
Der Alltag
Woran es heute hängt.
- Anfragen kommen über Formular, E-Mail und Telefon herein und landen an drei verschiedenen Orten.
- Dieselben Angaben werden dreimal erfasst: im Postfach, in der Kanzleisoftware, in der Buchhaltung.
- Wer zuerst antwortet, entscheidet der Zufall, nicht die Zuständigkeit.
- Unterlagen fehlen, und das Nachfassen übernimmt die Person, die gerade Zeit hat.
- Eine Anfrage, die nicht passt, kostet trotzdem eine halbe Stunde.
- Niemand kann sagen, wie viele Anfragen im Monat hereinkamen und was aus ihnen wurde.
Die Automatisierung
Was sie übernimmt.
- Schritt 1
Annehmen
Formular, E-Mail und Telefonnotiz laufen in denselben Eingang. Jede Anfrage hat damit eine Spur und einen Stand.
- Schritt 2
Vervollständigen
Fehlende Angaben werden erkannt und beim Anfragenden nachgefragt, automatisch und so oft, wie Sie es festlegen.
- Schritt 3
Sortieren
Rechtsgebiet, Dringlichkeit und Zuständigkeit werden vorgeschlagen, damit die Anfrage bei der richtigen Person landet.
- Schritt 4
Vorbereiten
Die Akte wird mit den vorhandenen Daten angelegt, Vollmacht und Unterlagen werden angefordert und eingesammelt.
- Schritt 5
Nachhalten
Was offen ist, bleibt sichtbar, bis es erledigt ist. Keine Anfrage verschwindet in einem Postfach.
Ihre Entscheidung
Was in der Kanzlei bleibt.
Die Annahme des Mandats
Ob ein Mandat angenommen wird, entscheidet die Kanzlei. Die Vorbereitung nimmt diese Entscheidung nicht vorweg.
Die Kollisionsprüfung
Die Prüfung auf widerstreitende Interessen bleibt in der Kanzlei. Wir liefern die Daten dafür vollständig an.
Die Vergütung
Welche Vereinbarung gilt und was sie kostet, bespricht die Kanzlei mit dem Mandanten.
Der erste Kontakt
Ein Mensch meldet sich bei einem Menschen. Automatisiert ist das Einsammeln, nicht das Gespräch.
Anschluss
Woran wir das anschließen.
Das Formular auf Ihrer Website, das Postfach und die Telefonnotiz sind die drei Eingänge, an denen wir anfangen. Von dort aus wird in das System geschrieben, das bei Ihnen führend ist, meist die Kanzleisoftware, manchmal ein Aktenverwaltungssystem daneben.
Vieles davon ist Abstimmung, bevor es Technik ist: wer entscheidet, welche Angaben verpflichtend sind, und ab wann eine Anfrage überhaupt ein Vorgang ist. Diesen Teil klären wir in der Analyse und nicht hinterher.
Ist das der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet?
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren ↗Bevor Sie fragen
Entscheidet die Software, welche Mandate wir annehmen?
Nein. Sie sammelt ein, prüft auf Vollständigkeit und schlägt eine Zuständigkeit vor. Die Annahme des Mandats entscheidet die Kanzlei.
Antwortet dann ein Bot unseren Mandanten?
Nachfragen nach fehlenden Angaben laufen automatisch und sind als solche erkennbar. Das inhaltliche Gespräch führt die Kanzlei, nicht die Software.
Was ist mit Anfragen, die nicht zu uns passen?
Sie werden früh als solche sichtbar, mit dem Grund. Eine höfliche Absage ist dann eine Minute Arbeit statt einer halben Stunde.
Brauchen wir dafür ein neues Formular?
Meistens ja, und das ist der kleinste Teil der Arbeit. Entscheidend ist, welche Angaben es abfragt und was danach mit ihnen passiert.
Angrenzend
Abläufe, die danebenliegen.
Termine und Erstgespräche automatisieren
Buchung, Bestätigung und Erinnerung laufen selbst, abgestimmt mit Kalender und Zuständigkeit. Wer welchen Termin bekommt, legt die Kanzlei fest.
Posteingang und Dokumente in der Kanzlei automatisieren
Post, Scans und elektronische Nachrichten landen in der richtigen Akte: ausgelesen, zugeordnet, zusammengefasst. Ohne neue Kanzleisoftware, die Prüfung bleibt bei Ihnen.
Fachleitfaden: Automatisierung in der Kanzlei
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