Was wir übernehmen
Termine und Erstgespräche automatisieren
Ein Termin kostet vier E-Mails und zwei Anrufe, bevor er steht. Danach kommt die Hälfte der Unterlagen nicht mit, und bei jedem zehnten Termin erscheint niemand.
Buchen, bestätigen, erinnern und vorbereiten sind Regeln, keine Entscheidungen. Regeln lassen sich automatisieren.
Der Alltag
Woran es heute hängt.
- Die Terminabstimmung läuft über vier E-Mails und zwei Anrufe.
- Zwei Kalender zeigen zwei Stände, und der Termin landet trotzdem doppelt.
- Wer das Erstgespräch führt, klärt sich erst, wenn der Termin schon steht.
- Unterlagen für den Termin kommen am Tag davor oder gar nicht.
- Eine Absage erreicht niemanden, und der Raum bleibt leer.
- Was im Erstgespräch besprochen wurde, steht in einer Notiz, nicht in der Akte.
Die Automatisierung
Was sie übernimmt.
- Schritt 1
Buchen
Termine werden nach Ihren Regeln angeboten: Art des Termins, Zuständigkeit, Vorlaufzeit und freie Zeiten im Kalender, der bei Ihnen gilt.
- Schritt 2
Bestätigen
Bestätigung und Kalendereintrag gehen sofort raus, auf beiden Seiten, ohne dass jemand sie schreibt.
- Schritt 3
Vorbereiten
Unterlagen und Angaben, die für den Termin gebraucht werden, werden vorher angefordert und eingesammelt.
- Schritt 4
Erinnern
Erinnerungen laufen zu den Zeitpunkten, die Sie festlegen. Absage und Verschiebung gehen denselben Weg zurück.
- Schritt 5
Übergeben
Was im Termin entsteht, landet am Vorgang und nicht in einer Notiz neben der Akte.
Ihre Entscheidung
Was in der Kanzlei bleibt.
Wer welchen Termin bekommt
Die Regeln dafür setzt die Kanzlei. Die Software hält sich daran, sie erfindet keine.
Der Kalender
Ihr Kalender bleibt der führende Stand. Gebucht wird hinein, nicht daneben.
Das Gespräch
Automatisiert ist der Weg zum Termin. Was im Termin passiert, bleibt Sache der Kanzlei.
Die Erstberatung
Ob und was eine Erstberatung kostet, entscheidet die Kanzlei und steht vorher fest.
Anschluss
Woran wir das anschließen.
Angeschlossen wird an den Kalender, der bei Ihnen gilt, und an die Stelle, an der Anfragen hereinkommen. Wer die Mandatsaufnahme schon automatisiert hat, hängt die Terminvergabe direkt an diesen Ablauf.
Für Mandanten ändert sich wenig: eine Seite, auf der freie Zeiten stehen, und eine Bestätigung, die ankommt. Der Aufwand liegt in den Regeln dahinter, und die stehen schon, meistens nur in jemandes Kopf.
Ist das der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet?
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Kann dann jeder einen Termin bei uns buchen?
Nur, wenn Sie das so wollen. Üblich ist der umgekehrte Weg: Termine werden nach Art, Zuständigkeit und Vorlauf freigegeben, und nur diese Zeiten sind buchbar.
Brauchen wir dafür ein neues Kalendersystem?
Nein. Wir buchen in den Kalender, den Sie führen. Ein zweiter Kalender wäre genau das Problem, das wir abstellen wollen.
Was passiert bei einer Absage?
Sie läuft denselben Weg zurück: Kalender, Bestätigung und Erinnerung werden aufgehoben, und die Zeit steht wieder zur Verfügung.
Lohnt sich das bei wenigen Terminen?
Das hängt daran, wie viel Abstimmung ein einzelner Termin kostet. Wenn es bei Ihnen vier E-Mails sind, lohnt es sich früher, als die Zahl der Termine vermuten lässt.
Angrenzend
Abläufe, die danebenliegen.
Mandantenanfragen und Mandatsaufnahme automatisieren
Anfragen aus Formular, E-Mail und Telefon an einer Stelle erfassen, fehlende Angaben abfragen und die Mandatsaufnahme vorbereiten. Über die Annahme entscheidet die Kanzlei.
Posteingang und Dokumente in der Kanzlei automatisieren
Post, Scans und elektronische Nachrichten landen in der richtigen Akte: ausgelesen, zugeordnet, zusammengefasst. Ohne neue Kanzleisoftware, die Prüfung bleibt bei Ihnen.
Fachleitfaden: Automatisierung in der Kanzlei
28 Seiten, neun Werkzeuge aus dem Kanzleialltag entlang desselben Prüfrasters, dazu der Vergleich kaufen, selbst bauen oder bauen lassen. Kostenlos.